Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die FutSoft UG (haftungsbeschränkt), Weinberg 8, 96479 Weitramsdorf, E-Mail info@futsoft.net. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

Wir haben zwei Rollen. Für unser eigenes Angebot (Website, Kontaktanfragen, Konto, Abrechnung, Betrieb der Plattform) sind wir Verantwortlicher. Legen Sie als Trainerin, Trainer oder Verein Athletendaten Ihrer Kundinnen und Kunden an, sind Sie dafür verantwortlich und wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Den Vertrag dazu finden Sie unter AV-Vertrag.

Welche Daten wir verarbeiten

• Kontaktdaten aus dem Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht.
• Konto- und Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Name der Organisation, Rolle.
• Athletendaten: Name, Körpergewicht, Körperfettanteil, Notizen, sportartbezogene Kennwerte (z. B. VO₂max, VLamax).
• Testdaten: hochgeladene FIT- und CSV-Dateien, Laktat-Stufentests, Leistungsdaten sowie die daraus berechneten Profile, Zonen und Unsicherheitsbereiche.
• Nutzungsdaten: Anzahl durchgeführter Tests (zur Abrechnung und für Limits).
• Zahlungs- und Rechnungsdaten.
• Server-Logdaten, ein Sicherheitsprotokoll und Daten der Reichweitenmessung (siehe unten).

Gesundheitsbezogene Daten und Einwilligung

Laktatwerte, Herzfrequenz- und Leistungsdaten sowie daraus abgeleitete Stoffwechselkennwerte sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Wir verarbeiten sie nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) der betroffenen Person und zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Was nach einem Widerruf mit den Daten geschieht, steht unter Speicherdauer und Löschung.

Legen Sie Daten anderer Personen an, stellen Sie sicher, dass deren Einwilligung vorliegt. Die Plattform trifft keine medizinischen Entscheidungen und stellt keine Diagnosen.

Hosting, Mailserver und Server-Logs

Wir betreiben unsere Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Dort laufen die Anwendung, das Ticketsystem (Zammad), die Reichweitenmessung (Plausible) und unser Mailserver; sie werden von uns selbst betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Rechenzentren liegen in der EU.

Anmelde-Codes, Rechnungen und Antworten auf Anfragen versenden wir über diesen eigenen Mailserver.

Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Statuscode und Browserkennung protokolliert. Das dient dem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logs werden nach 60 Tagen gelöscht.

Cookies und Reichweitenmessung

Auf den öffentlichen Seiten setzen wir keine Cookies. In der Anwendung setzen wir nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung und ein Cookie zum Schutz von Formularen und Anfragen (CSRF). Einer Einwilligung bedarf es dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht. Tracking-Cookies verwenden wir nicht.

Beim Laden des Kontaktformulars kann unser Ticketsystem unter der Adresse zammad.futcloud.de ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie setzen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Auf den öffentlichen Seiten messen wir die Reichweite mit Plausible Analytics, das wir selbst betreiben (plausible.futcloud.de). Plausible setzt keine Cookies und legt keine Profile einzelner Besucher an. Grundlage ist unser Interesse an einer sicheren und verständlichen Auswertung der Seitennutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und Ihre Nachricht. Die Anfragen landen in unserem Ticketsystem Zammad, das wir selbst betreiben. Beim Aufruf der Kontaktseite lädt Ihr Browser das Formular von diesem Server und übermittelt dabei seine IP-Adresse an ihn; beim Absenden gehen Ihre Angaben dorthin. Das Formular lässt sich nur absenden, wenn Sie der Verarbeitung zugestimmt haben.

Grundlage ist die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser Interesse an der Beantwortung von Anfragen (lit. f). Wir löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach drei Jahren. Name und E-Mail-Adresse sind nötig, damit wir antworten können. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail an info@futsoft.net.

Konto, Anmeldung und Sicherheitsprotokoll

Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und einmaligem Code, der per E-Mail zugeschickt wird. Anmeldungen, Rechteänderungen, Abrechnungsänderungen und Support-Zugriffe werden in einem Sicherheitsprotokoll festgehalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es wird nach fünf Jahren gelöscht.

Vertrag, Zahlung und Rechnungen

Zahlungen wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich und verarbeitet Daten auch für eigene Zwecke, etwa zur Betrugsprävention. Rechnungen erzeugen wir im Rahmen der Buchhaltung; Rechnungen bewahren wir acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf (handels- und steuerrechtliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für Buchhaltung und Steuern geben wir die dafür nötigen Rechnungsdaten an unsere Steuerberatung bzw. unseren Buchhaltungsdienstleister weiter.

Integrationen (intervals.icu, API)

• intervals.icu: Nur wenn Sie den Import auslösen, rufen wir mit Ihrem API-Schlüssel Aktivitäten und Leistungskurven bei intervals.icu ab. Der Schlüssel wird nur für diesen Zweck verwendet.
• API-Schlüssel: Für Automatisierungen können Sie API-Schlüssel erzeugen. Wir speichern nur einen Hash des Schlüssels sowie Metadaten (Name, letzte Nutzung). Übertragene Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag.
• NocoDB: Ein Abgleich mit NocoDB ist optional und nur auf Ihre Veranlassung aktiv.

Speicherdauer und Löschung

Athleten- und Testdaten einschließlich der hochgeladenen Dateien speichern wir, bis Sie die Daten selbst in der Anwendung löschen, Ihr Konto löschen lassen oder die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft. Eine Kündigung oder das Ende des Vertrags löscht nichts: Die Daten bleiben erhalten, Sie können sie weiter ansehen und exportieren, nur neue Athleten, Tests und Auswertungen brauchen wieder einen Tarif oder Guthaben. Grundlage ist weiterhin die Einwilligung. Nach einem Widerruf nimmt die Anwendung für den Athleten keine neuen Daten mehr an. Der Widerruf geht an den Verantwortlichen, bei Trainern also an den Trainer; wir löschen auf dessen Weisung, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach dem Widerruf, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Wollen Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, bleibt der Dienst zuvor während einer Übergangsfrist von 30 Tagen verfügbar; danach folgt ein Datenabrufzeitraum von 30 Tagen (AGB). Verlangen Sie beim Wechsel die Löschung, löschen wir danach. Sicherungskopien werden innerhalb von 60 Tagen überschrieben.

Sie können Ihre Daten jederzeit als Export (JSON und CSV, mit Ihren hochgeladenen Rohdateien) herunterladen. Kontaktanfragen, Protokolle und Server-Logs haben eigene Fristen (siehe die jeweiligen Abschnitte), Rechnungen und Bücher die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Empfänger und Drittländer

Empfänger sind Hetzner (Hosting unserer Server, siehe oben), Mollie (Zahlung) und, auf Ihre Veranlassung, intervals.icu. Weitere Empfänger sind unsere Steuerberatung bzw. unser Buchhaltungsdienstleister (Rechnungsdaten). Ticketsystem, Reichweitenmessung und Mailserver betreiben wir selbst, sie sind keine weiteren Empfänger. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet durch uns nicht statt. Davon ausgenommen sind externe Systeme, die Sie selbst anbinden (z. B. intervals.icu): Was dort mit Ihren Daten geschieht, bestimmen deren Anbieter und Ihre Einstellungen.

Automatisierte Entscheidungen

Die Modellberechnung liefert Schätzwerte mit Unsicherheitsbereichen. Sie trifft keine Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung; ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Ihre Rechte und Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen. Ein Teil davon (Export, Löschung) steht Ihnen direkt in der Anwendung zur Verfügung. Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

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